Siguiendo los pasos que se entregan en la guía de postulación anual para cada una de las categorías, lo que se les propone a las instituciones educativas, a los docentes, directivos docentes y estudiantes es que participen documentando sus experiencias de éxito y mejoramiento en materia de calidad de la educación.

La preselección de las instituciones la realiza el jurado, teniendo en cuenta los informes que entregan los evaluadores (dos por postulación), a partir de la lectura rigurosa que ellos hacen de las postulaciones y la verificación de la información de resultados cuantitativos (indicadores) de las Instituciones Educativas que se presentan a los premios. Las postulaciones para los reconocimientos a personas destacadas también son leídas y retroalimentadas por un par académico.

Las instituciones y personas preseleccionadas reciben la visita de los evaluadores que, con un protocolo, se aseguran de la veracidad de los elementos contenidos en la postulación e indagan por elementos adicionales que permitan una valoración global.

Con el informe de visita a las postulaciones preseleccionadas, el jurado define los ganadores y otorga los premios.

En la noche de gala de la educación se otorgan los premios y las distinciones que hacen parte de este proceso. Esta se realiza en el mes de noviembre de cada año.